Wie hoch muss mein Umsatz sein?

Umsatzplanung kann richtig Laune machen

Gerade von Einsteigern hört man oft, Umsatzplanung ist lästig, kompliziert und warum soll ich das überhaupt machen? Die Zahlen sagen mir nix. Ausserdem hab ich so schon genug zu tun. Und was bringt das überhaupt? Das ist doch Kaffeesatzleserei.

Es gibt Alternativen

Ich stelle hier eine Methode vor, mit der Umsatzplanung spass macht. Soviel, dass du sie ständig anwenden willst. Diese Methode wird dich motivieren und deine kreativen Kräfte mobilisieren, so dass du deine Ziele noch besser erreichen wirst.

Was dich hier erwartet:

• Was ist Umsatzplanung überhaupt?
• Warum ist Umsatzplanung so wichtig?
• Was macht herkömmliche Umsatzplanung so sperrig?
• Was passiert wenn ich keine Umsatzplanung mache?
• Wie Umsatzplanung wieder Spass macht

Was ist Umsatzplanung überhaupt?

Eine formale Definition für den Begriff der Umsatzplanung konnte ich nicht finden. Das liegt wahrscheinlich daran, dass sie Teil der übergeordneten Finanzplanung ist.
Da allerdings an sehr vielen Stellen darauf hingewiesen wird, wie wichtig sie ist, werde ich hier kurz zusammenfassen, was man darunter verstehen kann. Für weiter Informationen stehen ein paar Links zu verfügung.

Weitere Erklärungen und Anleitungen findet man unter folgenden Links (nur eine kleine zufällige Auswahl):

• Sevdesk - Umsatzplanung
• IHK Stuttgart - Finanzplanung
• HubSpot - Umsatzplanung
• BWL-Lexikon - Finanzplanung

Warum ist Umsatzplanung so ein wichtiger Baustein?

Ich sage hier mal ganz spitzfindig: sie wird hauptsächlich wichtig gemacht.
Es beginnt schon bei der Gewerbeanmeldung. Das Finanzamt erwartet eine Angabe beim zu erwartenden Umsatz. Einfach um die Grössenordnung der künftigen Besteuerung einschätzen zu können.

Werden bei der Gründung oder auch im späteren Geschäftsverlauf, Kapitalgeber benötigt, erwarten diese ebenso diese Angabe. Damit wird sichtbar, in welcher Grössenordnung sich dein Unternehmen bewegt.

Im Businessplan ist es eine zentrale Größe die ermittelt werden muss.

Der Grund weswegen diese Planung aber tatsächlich wichtig ist, ist schlicht die Erkenntnis die man selber aus den Zahlen gewinnt. Sie geben ganz klare Vorgaben für weitere Strategien und Planungen in deinem Unternehmen. Darauf gehen wir noch genauer ein.

Was macht herkömmliche Umsatzplanung so sperrig?

Es gibt ein paar Punkte die irritieren. Da wäre die fehlende formale Definition, das reflektiert den wissenschaftlichen Stellenwert. Weiterhin gibt es keinen anerkannten Standard. So findet man viele Anleitungen die zwar ähnlich sind, aber dennoch unterschiedlich arbeiten und unterschiedliche Daten erfordern. Ein weiterer Punkt, über den man irgendwann stolpert, ist im BWL-Lexikon schön umschrieben:

”Um eine realistische Umsatzplanung zu erstellen, werden Vergleiche zu aktuellen Werten und zu denen des Vorjahres gezogen.” - Aus bwl-lexikon.de

Der Vergleich zu aktuellen und zu denen des Vorjahres. Da werden alle Gründer in Schwierigkeiten kommen. Es gibt keine Vorjahreswerte.
Dann kommt der Ratschlag, verwenden Sie Kennzahlen der Branchen. Leider fällt es aber in der heutigen Ziet immer schwerer ein Unternehmen
einer speziellen Branche zuzordnen. Branchen die vor Jahrzehnten einmal definiert wurden. Es bleibt schwierig.

Damit jetzt doch Zahlen produziert werden können, muss in einigen Bereichen geschätzt werden. Darin sind die allermeisten Menschen aber ziemlich schlecht. Das ist nichts schlimmes und es ist gut untersucht.

Aus der Enzyklopädie der Psychologie:

”Faßt man diese Gesichtspunkte zusammen, so erhofft man sich von einem guten Schätzer, (a) daß er in formaler Hinsicht Experte ist, d.h. die Sprache der Wahrscheinlichkeit beherrscht und konsistente Urteile abgibt (normative Güte); (b) daß er in inhaltlicher Hinsicht Experte ist und sein Fachwissen es ihm ermöglicht, informationsreiche Urteile abzugeben (substantielle Güte); und (c) daß er realistisch ist und seine Angaben in Übereinstimmung zu empirischen Sachverhalten stehen und keine systematischen Verzerrungen aufweisen (empirische Güte)”.

Da wird von einem Gründer schon einiges abverlangt. Und wie wir Menschen reagieren, wenn schwieriges oder gar unmöglich erscheinendes von uns verlangt wird, ist den meisten auch klar. Wir ignorieren es erst mal. Manche nennen das auch Prokrastinieren

Was brauchen wir für klassische Umsatzplanung?
Schauen wir mal etwas genauer hin und listen einmal auf was alles zur Umsatzplanung dazugehört.

Wir müssen unseren Markt kennen. Das ist sowieso ratsam, denn davon leben wir. Wir benötigen die Zielgruppe, den Kunden im speziellen (am besten als Avatar oder Buyers Persona) und die Anzahl der (möglichen) Kunden. Diese sollte aber möglichst präzise sein. Zumindest weisen viele darauf hin, hier realistische Werte anzunehmen. Ist auch einleuchtend.

Wir benötigen ausserdem unser Produkt oder die Produkte, deren Verkaufspreis. Die Kosten der Herstellung und alle Nebenkosten dazu, z.B.

• Waren- und Rohstoffeinkäufe
• Miete, Raumkosten
• Personal
• Marketing
• Versicherungen
• Finanzierung
• den eigenen privaten Lebensunterhalt
  usw.

Kniffelig wird es, wenn man wirklich plausible Grössenordnungen für diese Zahlen liefern will und dabei aber noch keine Erfahrungswerte hat.

Um das zu lösen, wird empfohlen, sich verschiedener Methoden zu bedienen. Es gibt statistische Daten, die eine Orientierung ermöglichen. Man kann Branchenvergleiche anstellen und Marktforschung betreiben. Aus den so ermittelten Werten werden dann möglichst gute Prognosen für die eigene Situation erstellt.

Klingt doch recht simpel, oder?  

Für mich war das aber kein Trost. Zumal man zusätzlich noch an einen Punkt geraten kann, an dem man erkennt, dass einige Werte von anderen abhängig sind, deren Herkunft bestenfalls vage sind. Das kann schon ganz schön kompliziert werden.

Da kann ich verstehen, dass viele Gründer sich einfach sagen: was soll der Quatsch, ich versuch einfach so viel wie möglich zu verkaufen.

Und wie hoch ist der Mindestumsatz?
Die Sache hat leider einen kleinen Hacken. Denn dann weiß der Gründer auch nicht, wie hoch sein Mindestabsatz sein muss, um über die Runden zu kommen. Das kann dann schnell fatal werden und man wird schnell ein Kandidat der 96% Gruppe.

Was passiert wenn ich keine Umsatzplanung mache?

Max hat ein ziemlich cooles Produkt erschaffen. In seinem näheren Umfeld ist es schon sehr beliebt. Er macht sich keine Sorgen über den Absatz des Produktes. Es scheint ein richtiger Selbstläufer zu werden.

Max stellt das Produkt nicht selber her. Er hat einen Auftragsfertiger gefunden, der ab einer bestimmten Stückzahl zuverlässig zu einem akzeptablen Preis liefern kann. Das war nicht einfach und es hat ein paar Anläufe gebraucht bis er den richtigen Lieferanten gefunden hat.

Verkaufen will er über Onlineplattformen. Das sollte den geringsten Aufwand bedeuten. Gerade weil der Verkauf im nahen Umfeld so gut funktioniert hat, hat Max sich nicht übermässig in Marketing engagiert. So läuft der Verkauf an völlig fremde Kunden auch sehr unregelmässig. Aber es gibt durchaus sehr gute Monate. Die retten ihn dann auch in die nächste Nachbestellung seines Produkts. Denn da muss er in Vorleistung treten.

Als das erste Geschäftsjahr sich dem Ende entgegen neigt, sieht sein Kontostand schon recht erfrischend aus. Und so gönnt er sich auch seinen verdienten ersten Unternehmerlohn.

Er schaute voller Optimismus ins kommende Jahr.

Dann kam der Bescheid vom Finanzamt. Steuernachzahlung für das abgeschlossene Jahr und Vorauszahlung für das kommende Quartal. Die Bestände nähern sich der Null und die Kosten für eine Nachbestellung sind gestiegen...

Max hat keine Umsatzplanung gemacht. Er wusste nicht wie hoch sein Mindestumsatz sein musste. Er hatte kein exaktes Ziel bezogen auf seine Verkaufsmenge. Somit hat er auch keine gezielten Massnahmen ergriffen um diese Zahlen zu erreichen. Er wusste somit auch nicht, ob er im grünen Bereich operierte oder nicht. Er hat sich vom Kontostand in die Irre führen lassen.

Der Spruch,

”was nicht gemessen wird, kann auch nicht geändert werden”

schlägt hier mit voller Wucht zu. Geplante Umsatzzahlen sind zwar nicht gemessen, aber sie stellen eine qualifizierte Sollgrösse dar, die mit regulativen Massnahmen erreicht werden können. Und man erkennt immer ob sie erreicht wurden, ob man nah dran ist, oder total daneben liegt.
Fehlen solche Vorgaben, befindet man sich im betriebswirtschaftlichen Blindflug.

Wie Umsatzplanung wieder Spass macht

Zuerst lösen wir das Problem der Schätzungen und Annahmen.

Statt der aufwändigen Aufgabe, viele uns noch unbekannte Zahlen zu ermitteln, wenden wir uns den Daten zu die jeder von uns hat.

Auf diese Daten wenden wir dann allgemeingültige Kennzahlen an, die jährlich vom statistischen Bundesamt aktualisiert werden und für jede Branche leicht zugänglich sind.

Am Endes des kurzen Prozesses haben wir eine Vorstellung davon, wie hoch der Umsatz sein muss. Auch der nötige Mindestumsatz ist dann bekannt. Das ist die Grundlage für alle weiteren Überlegungen und Planungen.

Diese Vorgehensweise ist kurz und knackig und kann jederzeit schnell wiederholt werden. Sie ist auch Grund für eine bessere Motivation.
Warum das so ist?

Obwohl die Zahlen am Ende das gleiche sagen, ist die Art wie wir sie ermitteln, entscheidend über die Wahrnehmung und damit deren Auswirkung auf unsere Psyche.

Ein kleiner Psycho-Trick
Ermittle ich die Zahlen über den klassischen Weg, mit vielen Annahmen, Schätzungen und Unsicherheiten, empfinde ich diese Zahlen als Diktat der Methode.
Verwende ich stattdessen aber Daten, die mir persönlich nahe stehen und gut bekannt sind, dann empfinde ich das Endergebnis als eigene Zielsetzung aus bekannten Umständen heraus.

Die motivierenden Kräfte die in beiden Szenarien freigesetzt werden sind sehr unterschiedlich. Daher halte ich es für passender, sich Ziele klar zu setzten, statt anzunehmen ich erreiche etwas.

Wir wenden hier also einen einfachen psychologischen Trick an.
Setze ich mir selber ein realitätsnahes Ziel, entstehen starke motivierende Kräfte in uns. Diese Wirkung der Zielbindung auf unsere Motivation wurde bereits gut untersucht.

Aus der ”motivationalen / volitionalen” Zieltheorie entstammt das Rubikonmodell (nach Heckenhaus (1989) und Gollwitzer (1991) und der Handlungskontrolltheorie nach Kuhl (1984). Weiter erwähnt in der Dissertation ”Zielbindung und Zielplanung” von Anja Dargel (2005).

Und jetzt endlich zur schnellen Umsatzplanung
Kurze Erinnerung, warum machten wir uns noch selbständig? Ach ja, freies Arbeiten und finanzielle Freiheit. Das bedeutet, wir müssen im ersten Schritt unsere Einkünfte mit unserer neuen Firma erwirtschaften.

Jetzt wird es dem Ein oder Anderen leicht fallen, diese Zahl zu nennen. Manche führen ein Haushaltsbuch und planen ihre Ausgaben akribisch. Anderen wiederum wird das vielleicht nicht so leicht fallen.
Wenn nicht klar ist, wie hoch unsere Einkünfte genau sein müssen um den aktuellen Lebensstandard zu halten, dem sei ein Blick in die Kontoauszüge der letzten Monate zu empfehlen. Dort steht alles drin. Nämlich alle Ausgaben.

Monatsausgaben addieren
Genau darum geht’s im ersten Schritt der Methode. Erfasse alle Ausgaben pro Monat für einen längeren Zeitraum. Das sollten schon mindestens drei Monate sein, besser wären mehr. Am Anfang wäre ein komplettes Jahr schon sehr gut.
Alle Ausgaben die als Jahresbetrag geleistet werden, wie das oft bei Versicherungen oder Beiträgen der Fall ist, werden auf einen Monat umgerechnet, also i.d.R. durch 12 geteilt und dann jedem Monat hinzu gerechnet. Hat man also ausnahmslos alle Ausgaben eines Zeitraums erfasst und dem jeweiligen Monat zugeordnet, kann man weiter rechnen.

Tipp: Es handelt sich hier um private Ausgaben. Diese werden inkl. aller Steuern mit erfasst. Denn diese Steuern zahlen wir in jedem Fall und sie gelten hier als Ausgabe.
Sollte das Verfahren von einem Unternehmer angewendet werden, so werden hier nur Netto-Ausgaben erfasst.

Etwas Magie
Im klassischen Verfahren muss man machmal schätzen und das sollte immer konservativ, also vorsichtig gemacht werden. Wir tricksen jetzt auch etwas, um uns etwas rechnerischen Freiraum zu schaffen.

Es ist üblich, dass die Ausgaben pro Monat schwanken. Einfacher wird es, wenn wir mit einem Durchschnittswert arbeiten: die eben ermittelten monatlichen Ausgaben werden jetzt alle für ein Jahr addiert und dann durch 12 geteilt. Dadurch erhält man ein Mittelwert von Ausgaben für ein Jahr auf den Monat umgelegt. Kurz, es sind die durchschnittlichen monatlichen Ausgaben.

Jetzt der Trick: dieser Wert wird mit 2 multipliziert. Das nennen wir jetzt mal magische Zahl. Sie gibt uns etwas mehr Spielraum bei den weiteren Betrachtungen. Dazu später mehr.

Unternehmerlohn
Das was wir gerade berechnet haben, ist der Betrag, den wir uns auszahlen müssten um den aktuellen Lebensstandard zu erhalten. Dieser Betrag darf nur aus Gewinnen des Unternehmens entnommen werden.
Jetzt kommen noch zwei weitere Werte ins Spiel. Die Umsatzrendite und die Gewinnausschüttung.

Umsatzrendite
Ein Unternehmen das Rechnungen schreibt und Einnahmen zu verbuchen hat, macht Umsätze. Das nennt man auch Umsatzerlöse. Was genau zu Umsatzerlösen zählt regelt das HGB im §277 Abs. 1.

Hier unterläuft so manchem Selbständigen schon mal ein Fehler. Ob bewusst oder unbewusst, fatal ist er aber in jedem Fall. Denn Umsatz ist nicht gleich Gewinn. Das bedeutet, der durch Verkäufe erzielte Kontostand steht dem Unternehmer nicht zur freien Verfügung.

Ein Unternehmen produziert i.d.R. auch Kosten, die durch den Umsatz gedeckt werden müssen. Vom Umsatz müssen die Kosten zuerst abgezogen werden. Was übrig bleibt, ist der Gewinn. Das Verhältnis von Gewinn zu Umsatz nennt man auch Umsatzrendite.

Beispiel:

Angenommender Umsatz = 100.000€
Angenommene Kosten = 88.000€
Gewinn = Umsatz - Kosten = 12.000€

Zu den Kosten zählen alle Ausgaben und Verbindlichkeiten des Unternehmens wie z.B.

• Materialaufwand wie Roh- und Hilfsstoffe
• Energiekosten
• Mieten und Leasing
• Kreditzinsen
• Abschreibungen
• und andere betriebliche Aufwendungen
• Löhne und Gehälter
  usw.

Zum Glück gibt es mittlerweile handfeste Aussagen über branchenübliche Umsatzrenditen. Das vereinfacht unsere überschlägige Schätzung enorm. Im KFW Mittelstandspanel 2021 z.B. werden die Umsatzrenditen für einzelne Branchen aufgelistet.
Hier geht es zu den KFW-Tabellen
Eine weitere Quelle ist z.B. Statista.

Die Umsatzrenditen liegen zwischen 5% und 13% und sind natürlich Mittelwerte. Für uns sind diese Mittelwerte jedoch ausreichend um eine Aussage treffen zu können die später mit unseren echten Daten angepasst werden kann.

Nötiger Umsatz
Jetzt wo die wichtigen Eckdaten zusammengetragen sind, reicht ein kleines bisschen Algebra um an den Wert zu kommen, der uns interessiert.

• wir kennen unseren Gewinn, den wir aus den Monatsausgaben abgeleitet haben.
• wir kennen in etwas unsere Umsatzrendite dank der KFW Tabellen.
• und wir kennen die Formel für die Umsatzrendite.

Diese Formel stellen wir um, damit wir den Umsatz als Ergebnis erhalten:

Das war’s dann auch schon.

Ein Beispiel:
Ich habe monatliche Kosten von 2800€. Diese müsste ich aus meinen Unternehmensgewinnen abzweigen.

2800€ * 12 = 33.600€ pro Jahr

Für Reserve und weitere Planung (Vermögensaufbau) ist die magische Zahl 33.600€ * 2 = 67.200€
Meine Umsatzrendite setzte ich mit 15% an, da ich wenig Kosten im Unternehmen habe.

Mein Mindestumsatz ist der Umsatz / 2 = 224.000€

Immer vor dem Hintergrund, den aktuellen Lebensstandard zu halten und nicht vom Ersparten zu leben.

Gewinnausschüttung
Es gibt jetzt aber noch ein Punkt zu beachten. Natürlich kann ich dem Unternehmen den gesamten Gewinn entziehen. Das schränkt aber die Möglichkeit des Wachstums ein. Üblicherweise wird immer nur ein Teil des Gewinns dem Unternehmen entnommen. Der Rest wird wieder investiert um das Unternehmen profitabler zu machen.

Wie viel man reinvestiert hängt von den gesteckten Zielen ab. Sobald aber klar ist, dass nicht 100% sondern vielleicht nur 50% Gewinn entnommen werden, ist die oben genannte Formel mit den entsprechenden Werten zu füllen. Dann ändern sich natürlich auch die Umsatz-Planzahlen.

Am obigen Beispiel berechnet:
Für Reserve und weitere Planung (Vermögensaufbau) ist die magische Zahl 33.600€ * 2 = 67.200€.
Gewinnausschüttung 50%, d.h. ich benötige 67.200 / 0.5 = 134.400€, da ja nur die Hälfte entnommen wird.
Meine Umsatzrendite setzte ich mit 15% an, da ich wenig Kosten im Unternehmen habe.

Der Mindestumsatz ist dann der Umsatz / 2 = 448.000€

Damit wird wohl eins klar. Diese Umsatzwerte werden wohl kaum in wenigen Monaten erreicht. Das dürfte höchstens für sehr wenige Ausnahmen zutreffen. Die meisten von uns werden dafür viel länger brauchen.
Das muss in der Planung berücksichtig werden.

Böser Dämpfer

Das sind zunächst überraschend hohe Zahlen. Doch wenn wir genauer hinsehen, wirken die garnicht mehr so deprimierend.

Gehen wir vom 2. Beispiel mit 50% Gewinnausschüttung aus. Also 896.000€ Umsatz im Jahr.

Das sind 74.700€ Umsatz im Monat, aufgerundet.
Das sind 3.800€ Umsatz am Tag, aufgerundet.

Das sind 126 Verkäufe pro Tag eines Produktes zum Preis von 30€.
Oder 38 Verkäufe pro Tag eines Produkte zum Preis von 100€.

Immer noch viel und nicht in wenigen Wochen zu erreichen, aber schon nicht mehr so bedrohlich wie am Anfang.

Und es gibt doch Hoffnung

Jetzt dürfen wir nicht vergessen, dass wir mit einer Umsatzrendite rechnen, die für den Mittelstand gilt. Also Unternehmen mit einer ordentlichen Kostenstruktur. Das trifft in den meisten Fällen für Gründer so noch nicht zu. D.h. die Umsatzrendite ist bei uns am Anfang erheblich höher als im etablierten Mittelstand.

Hier kann man wieder (ggf. verhängnisvoll) Schätzen, oder man macht sich die Mühe und plant die möglichen und bekannten Kosten schon genauer. Dann lässt sich eine passendere Umsatzrendite berechnen und die nötigen Umsätze sinken.
Man sollte sich aber überlegen, ob sich das dann in die gewünschte Richtung entwickelt. Hohe Umsatzzahlen, die eine Nähe zur Realität haben und dadurch Ansporn geben, sind nützlicher als unliebsame Widerstände mal schnell weg zu rechnen.

Ein weiterer Punkt ist der spielerische Faktor in dieser Angelegenheit. Man kann mit den Zahlen so lange ”spielen” bis sie gefühlt brauchbar erscheinen. Es sollte auf keinen Fall der Fehler gemacht werden, bei einem vorhandenen Störgefühl einfach genügend Gier drüber zu stülpen. Fühlt es sich nicht gut an, dann besser eine neue Planungsrunde durchführen. So lange bis man ein sportliches aber mögliches Szenario erzielt hat.

Um das zu vereinfachen haben wir magicNumber entwickelt. Eine kleine App, die das ermöglicht.
Die einfache Version ist kostenlos. und kann sofort verwendet werden. Kein anmelden, keine Kreditkarten, nichts. Einfach loslegen.

Noch ein positiver Effekt für auf den Weg

Mit dieser überschlägigen Schätzung und der nötigen Motivation fällt jetzt auch der Schritt der detaillierten Planung (Businessplan) um einiges leichter. Als weiterer positiver Nebeneffekt kann man hinzuzählen, dass jetzt auch mit einem richtigen ”Mindeset” gearbeitet wird. Wir gehen jetzt an die Aufgabe mit dem Willen eine Lösung zu finden. Das ist im Grunde genau das, wozu der Businessplan uns bringen sollte. Und selbst wenn wir uns erneut im Dickicht der Zahlen verirren, kann eine kurze Session mit magicNumber uns wieder auf die Spur bringen.